1.2 Diagramas de procesos

Previsualización

Para describir las diferentes fases de un proceso productivo cualquiera tenemos como uno de los instrumentos más útiles los diagramas de procesos. Pero ¿qué entendemos por diagramas de proceso y para qué sirven?

Se define el diagrama de proceso como una representación gráfica relativa a un proceso industrial o administrativo. Actualmente se usan diversos tipos de diagramas de proceso, cada uno de los cuales tiene aplicaciones especificas. Entre ellos:

  • Diagrama de flujo de proceso.
  • Diagrama de recorrido de actividades.
  • Diagrama de interrelación hombre-máquina.
  • Diagrama de proceso para grupo o cuadrilla.

¿Qué entendemos por diagrama de flujo y cuál es su utilidad?

Es una representación gráfica (mediante símbolos) de la secuencia de todas las operaciones que se realizan para obtener un cierto resultado, bien sea un producto, un servicio o una combinación de ambos.

Este diagrama es especialmente útil para poner de manifiesto:

  • distancias recorridas,
  • retrasos y
  • almacenamiento temporales.

 

SABÍAS QUE

La estandarización de los símbolos para la elaboración de Diagramas de Flujo tardó varios años. Con el fin de evitar la utilización de símbolos diferentes para representar procesos iguales, la Organización Internacional para la Estandarización (ISO, por sus siglas en inglés) y el Instituto Nacional Americano de Estandarización (ANSI, por sus siglas en inglés), estandarizaron los símbolos que mayor aceptación tenían en 1985.

Veamos a continuación los principales símbolos que se utilizan en la construcción de estos diagramas.

Estos diagramas se utilizan principalmente para expresar un problema o para disminuir o eliminar actividades que no añaden valor al producto como transporte, inspección, retrasos, almacenamiento.

Cuando se realiza un diagrama de flujo, las preguntas típicas que se deben hacer son:

  1. QUÉ. ¿Qué operaciones son realmente necesarias? ¿Se pueden eliminar algunas operaciones.
  2. QUIÉN. ¿Quién realiza cada operación? ¿Puede rediseñarse la operación para utilizar menos habilidad o menos hora por trabajador?
  3. DÓNDE. ¿En dónde se realiza cada operación? ¿Puede mejorarse la distribución para reducir la distancia que se recorre o para hacer que las operaciones sean más accesibles?
  4. CUÁNDO. ¿Cuándo se realiza cada operación? ¿Existe un exceso de retrasos o almacenamiento?
  5. CÓMO. ¿Cómo se hace la operación? ¿Pueden utilizarse mejores métodos, procedimientos o equipos? ¿Debe revisarse la operación para hacerla más fácil o para que consuma menos tiempo?

A partir de las respuestas a estas preguntas, se pueden hacer mejoras en los procedimientos, tareas, equipo, materia prima, distribución… Básicamente el objetivo es añadir mayor valor al producto o al servicio mediante la eliminación del desperdicio o de actividades innecesarias en todas las etapas.

El análisis de flujo del proceso también afecta al diseño de puestos y los aspectos sociales del ambiente de trabajo.

Se debe poner mucha atención en el elemento humano en el análisis del flujo del proceso, no sólo para el diseño del nuevo sistema, sino también para obtener la aceptación de los cambios.

En el siguiente recurso resumimos el concepto y la simbología del diagrama de flujo en una presentación.

DemostracionDiagrama de flujo

¿Qué objetivos se persiguen al construir un diagrama de flujo? ¿Para que se utiliza?

Podemos señalar los objetivos siguientes.

  • Proporcionan una imagen clara de toda la secuencia de acontecimientos del proceso.
  • Mejoran la distribución y el manejo de los materiales.
  • También sirven para disminuir las esperas, igualmente para comparar métodos, eliminar el tiempo improductivo y escoger operaciones para su estudio detallado.

Los diagramas de flujo son de aplicación en todos aquellos estudios en los que un grupo de trabajo necesita conseguir un conocimiento sobre el funcionamiento de un proceso determinado.

¿Qué favorece el representar un proceso cualquiera mediante un diagrama de flujo? Hay dos características que subrayan la utilidad de los diagramas de flujo:

  • Capacidad de comunicación: permite la puesta en común de conocimientos individuales sobre un proceso y facilitan la mejor comprensión global del mismo
  • Claridad: nos proporcionan información de forma clara, ordenada y concisa sobre un proceso.

En este recurso te ofrecemos la correspondencia entre los símbolos del diagrama de flujo y las acciones con las que se corresponde.

Símbolos y acciones

¿Cuál es el primer paso para elaborar un diagrama de flujo? ¿Quién se encargará de hacerlo? ¿Quién determina la materia a estudiar?

  • PASO 1º
    La persona responsable del estudio o grupo de trabajo identificará los organismos o departamentos implicados en el proceso que va a ser analizado. Un representante de cada organismo o departamento es invitado a participar en la construcción del diagrama.
  • PASO 2º
    Se ha de dar la información necesaria a todos los participantes y preparar todo el material necesario para trabajar sin interrupciones.
    Se clarificará el objetivo del diagrama y se les explicará a todos los presentes.
  • PASO 3º
    Identificar los grupos de acciones más relevantes del proceso y establecer su secuenciación temporal. Esta esquematización servirá de ayuda para la construcción del diagrama.

En este recurso podrás ver un diagrama de flujo aplicado a la realidad de un proceso productivo, como es el poner en el mercado un determinado bien o servicio.

Ejemplo de un diagrama de flujo

¿Para qué nos sirve realizar esta representación? Nos ayudará a comprender de forma pormenorizada un proceso y sobre todo a detectar errores, defectos…es decir nos facilita información sobre posibilidades de mejora del mismo.

Y además es útil para…

  • Identificar problemas y posibles soluciones.
  • Analizar síntomas( retrasos, pérdidas de tiempo…).
  • Diseñar posibles soluciones y controles.
  • Evaluar la solución o soluciones implantadas.

Se define este diagrama como la representación gráfica de la secuencia de elementos que componen las operaciones en que intervienen hombres y máquinas, y que permite conocer el tiempo empleado por cada uno, es decir, conocer el tiempo usado por los hombres y el utilizado por las máquinas.

Con base en este conocimiento se puede determinar la eficiencia de los hombres y de las máquinas con el fin de aprovecharlos al máximo.

El diagrama se utiliza para estudiar, analizar y mejorar una sola estación de trabajo a la vez. Además, aquí el tiempo es indispensable para llevar a cabo el balance de las actividades del hombre y su máquina.

¿Cómo se realiza este diagrama? Podemos seguir los siguientes pasos :

  • Primero, se debe seleccionar la operación que será diagramada; se recomienda seleccionar operaciones importantes que puedan ser costosas, repetitivas y que causen dificultades en el proceso.
  • En segundo lugar, determinar dónde empieza y dónde termina el ciclo que se quiere diagramar.
  • En tercero, observar varias veces la operación, para dividirla en sus elementos e identificarlos claramente.
  • El siguiente paso se dará cuando los elementos de la operación han sido identificados, entonces se procede a medir el tiempo de duración de cada uno.
  • Finalmente, con los datos anteriores y siguiendo la secuencia de elementos, se construye el diagrama.

Actualmente existen máquinas semiautomáticas o automáticas, en las que el personal que las opera permanece ocioso cuando la máquina está funcionando, por lo que sería conveniente asignarle durante su actividad alguna otra tarea o la operación de otras máquinas.

Es entonces importante señalar que dicho diagrama nos permitirá conocer las operaciones del hombre, así como sus tiempos de ocio. Además se conocerá el tiempo de actividad e inactividad de su máquina, así como los tiempos de carga y descarga de la misma.

Una vez que hemos identificado la operación que vamos a diagramar, aplicando los puntos que fueron señalados con anterioridad, se procede a la construcción del diagrama.

Si consultas el siguiente recurso encontrarás ejercicios propuestos y su solución sobre la construcción y aplicaciones del diagrama hombre-máquina.

Construcción del diagrama y ejercicios propuestos

En la actualidad, para llevar a cabo determinados procesos se cuenta con máquinas que por su magnitud no pueden ser operadas por una sola persona, sino que tienen que asignar a un grupo de hombres para controlarlas con mayor eficiencia.

El diagrama de proceso de grupos se realiza cuando se sospecha que el conjunto de personas no ha sido asignado correctamente debido a que existían tiempos de inactividad considerables. También se realiza para llevar a cabo un balanceo o una correcta asignación de las personas a una máquina determinada.

El diagrama de proceso de grupo se define como la representación gráfica de la secuencia de los elementos que componen una operación en la que interviene un grupo de hombres.

Se registran cada uno de los elementos de la operación, así como sus tiempos de ocio. Además, se conoce el tiempo de actividad de la máquina y el tiempo de ocio de la misma. Al tener conocimiento de estos hechos podemos hacer un balanceo que nos permita aprovechar el máximo los hombres y las máquinas. Cómo podemos observar, este diagrama es una adaptación del diagrama hombre-máquina.

Pasos para su construcción

Para llevar a cabo este diagrama al igual que el hombre-máquina, es necesario seguir los pasos siguientes.

  • Primero, seleccionar una máquina de gran magnitud donde se sospeche que los hombres empleados son más de los necesarios para operarla con eficiencia.
  • Después, se determina dónde empieza y dónde termina el ciclo de la operación.

Enseguida se observa varias veces la operación para descomponerla en cada uno de sus elementos y se registran todas las actividades de cada uno de los operadores y ayudantes.

Una vez descompuesta la operación y registradas todas las actividades de los hombres, se procede a la medición del tiempo empleado.

  • Finalmente, con los datos anteriores se procede a la construcción del diagrama.

Como es norma general en los diagramas, éste se identifica en la parte superior con el título de diagrama de proceso de grupo; además, se incluye información adicional como número de la parte, número del plano, orden de trabajo, método presente o método propuesto, fecha de elaboración del diagrama y nombre de la persona que lo realizó.

La construcción de este diagrama se lleva a cabo de la misma manera que el diagrama hombre-máquina, del que ya te hemos proporcionado ejemplos. De hecho en muchos manuales el tratamiento de estos dos diagramas es conjunto bajo el título de diagrama de actividades múltiples.

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