3.1 El procedimiento de elaboración y control de la documentación

Según lo expuesto hasta ahora toda empresa ha de llevar, por exigencia legal, una serie de registros documentales, ¿pero quién se encarga de elaborar dichos documentos? ¿Hay algún responsable único? ¿Es el técnico en prevención? ¿Es la dirección de la empresa?.

La elaboración de los documentos va a depender de varias circunstancias que expondremos a continuación, lo que sí debe quedar claro es que se ha de ser riguroso y seguir, si lo hay, un formato y una nomenclatura establecida.

No olvidemos que con la documentación de lo que se trata es de facilitar la actividad preventiva, no de que ésta se reduzca a meros trámites burocráticos sin sentido ni utilidad.

En la elaboración del documento o registro deberá definirse un responsable para su elaboración en función del tipo de documento, contenido y área de la empresa a la que afecte. Los documentos deben ser nominados e identificados mediantecódigo y en los mismos deberá figurar su autor y la fecha de realización, siguiendo cuando exista un formato establecido.

La estructura para la realización de un procedimiento será la siguiente:

  • Objeto: expone brevemente los objetivos que se quieren lograr con ese procedimiento.
  • Alcance: define a qué procesos, departamentos, etc. afecta y en su caso, a cuáles excluye.
  • Responsables e involucrados: aquellas personas afectadas por el procedimiento.
  • Desarrollo/Metodología: forma de llevar a la práctica la actividad.
  • Registros/Formularios/Anexos: relación de indicadores y elementos documentales a utilizar en el desarrollo del procedimiento, incluyendo una muestra de cada uno de ellos.

Finalmente, cabe comentar que los procedimientos deberían, en la medida de lo posible, establecer los criterios de evaluación de la calidad del trabajo realizado.

Una vez elaborado el documento también es importante archivarlo siguiendo algún método que nos permita su identificación y localización con rapidez.

Los documentos deberán ser codificados de manera que puedan ser identificados. En la práctica, a la hora de archivar la documentación es muy útil usar hojas impresas o fotocopiadas unidas por anillas, pudiendo de esta manera reemplazar fácilmente las hojas obsoletas cuando se producen revisiones o suplementos.

Una vez elaborado el documento debe ser revisado por otra o la misma persona que lo elaboró, indicando en el documento la fecha, el número y el responsable de la revisión. Dado que los representantes de los trabajadores deben ser consultados sobre las diferentes actividades preventivas y sobre los elementos fundamentales del sistema, sería recomendable que los representantes de los trabajadores revisaran los procedimientos previamente, antes de su aprobación.

El documento deberá ser aprobado por un responsable autorizado, que en principio será la Dirección de la empresa.

Llegados a este punto en que tenemos el documento elaborado y aprobado ¿cómo darlo a conocer a aquéllos a los que afecta?

Los documentos deberán estar disponibles en aquellos lugares donde sea necesaria su utilización.

La vida útil de un documento dependerá de los cambios que se produzcan en la empresa, en los procedimientos productivos, etc. Por tanto periódicamente y especialmente cuando se produzcan cambios o modificaciones del sistema, deberá cuestionarse la vigencia de los documentos y proceder a su actualización si fuese necesario. Se deberá seguir el mismo circuito comentado anteriormente.

Todos los documentos del sistema preventivo estarán recogidos en un archivo centralizado en el que se especifique para cada uno de ellos, debidamente codificados, fechas y responsables de elaboración y la aprobación y las revisiones previstas de los mismos.

Como ya ha quedado expuesto no todos los documentos del sistema preventivo son exigibles por ley, mientras unos son estrictamente necesarios, porque lo establece la reglamentación o porque la importancia de los riesgos lo reclama, otros son aconsejables en base a las características de la propia empresa o su actividad. En la siguiente tabla, que puedes ver mediante el siguiente enlace, puedes ver cuáles son unos y otros.

Documentación básica de una empresa según la LPRL

PARA SABER MÁS

En el siguiente enlace accederás a una Nota Técnica de Prevención que ofrece de forma sintetizada el conjunto de documentos que deberían conformar el sistema de prevención de riesgos laborales de una organización.

NTP 484: Documentación del sistema de prevención de riesgos laborales (I)

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