3.2 Principales documentos (I): manuales, procedimientos de gestión y registros

Hasta ahora hemos hablado de documentos y documentación en sentido amplio, ¿pero cuáles son los principales documentos del sistema preventivo? Entre la mucha documentación que se puede manejar en una empresa vamos a señalar la que por su importancia o utilidad consideramos más relevante, algunos de estos documentos ya han sido tratados en otras unidades por lo que sólo tendrás que recordar lo allí aprendido.

¿Qué contiene el manual de prevención y cuál es su utilidad? ¿Y los procedimientos del sistema de Gestión? ¿Y los Registros? A lo largo de este epígrafe los vamos a comentar uno a uno.

  • Manual de Prevención.

Este documento, esencial en una empresa, describe la política, el sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales, la organización preventiva y una síntesis de las principales actividades relacionadas con la seguridad, el medio ambiente y la calidad.

Su contenido dependerá del tipo de empresa y de la actividad a que se dedique y debe ser flexible para poder adaptarse a las condiciones cambiantes de la actividad de la empresa. En cualquier caso debe ser conocido por todos los trabajadores tanto al ingresar en la empresa como al cambiar de departamento o tareas.

  • Procedimientos del Sistema de Gestión.

Este documento describe las distintas actividades del sistema de gestión, indicando su objetivo y alcance, qué hay que hacer, quién es el responsable de hacerlo y qué registros hay que cumplimentar para evidenciar lo realizado. Es recomendable que las actividades preventivas se constaten por escrito a fin de facilitar su implantación y control, siendo necesario que se recojan por escrito aquellos procedimientos y datos básicos de la actividad realizada y sus resultados siempre que lo exija la normativa directa o indirectamente, obligando a la empresa a tener una determinada documentación a disposición de terceras partes.

  • Registros

Son documentos o datos que recogen los resultados de las actividades preventivas realizadas.

Los formularios utilizados en determinadas actividades preventivas, debidamente archivados, pueden constituir por sí mismos un registro.

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