3.3 Principales documentos (II): Instrucciones de Trabajo y Normas de Seguridad

Cuando entre las tareas llevadas a cabo en una empresa existen algunas que son consideradas especialmente peligrosas o que puedan generar algún tipo de peligro es conveniente elaborar instrucciones de trabajo escritas de aquellas que se consideren tareas críticas, bien sea debido a su complejidad y dificultad, bien sea debido a que la mala ejecución u omisión de dicha tarea pueda repercutir significativamente en la calidad o seguridad del proceso.

Estas Instrucciones especifican cómo llevar a cabo un trabajo o tarea, especialmente si éstas entrañan riesgos significativos.

Una vez que sabemos que es una Instrucción de Trabajo, ¿a quien corresponde su elaboración?

La elaboración de las instrucciones de trabajo debería correr a cargo del director de la unidad funcional (puede ser el jefe o responsable de un departamento), pues es quien debe tener un buen conocimiento de las actividades y el entorno de trabajo. Es importante que se cuente con la opinión y colaboración de los trabajadores implicados. Es responsable de identificar las necesidades de instrucciones de trabajo en tareas consideradas críticas.

Ahora bien, el responsable podrá delegar esta función de elaboración en especialistas concretos para aquellas instrucciones de trabajo cuya complejidad requiera unos conocimientos especializados.

Los mandos directos son también responsables de la distribución y transmisión de las instrucciones de su ámbito, utilizándolas como documento básico en la formación específica del puesto de trabajo.

El Coordinador de prevención / Servicio de Prevención será el responsable del asesoramiento y la revisión de las instrucciones de trabajo.

Los trabajadores deberán cumplir con lo indicado en las instrucciones de trabajo, comunicando a su mando directo las carencias o deficiencias que encuentren en su aplicación.

Los delegados de prevención estarán informados de las tareas críticas así como de las instrucciones de trabajo vigentes y en curso de elaboración. Serán consultados previamente a la aprobación de las instrucciones.

Toda la organización deberá cumplir con lo indicado en las instrucciones de trabajo, comunicando a su mando directo las carencias o deficiencias que encuentre durante su seguimiento.

También deberán velar por su correcto cumplimiento y detectar necesidades de actualización y mejora identificando necesidades de instrucciones de trabajo en las tareas que cada uno desarrolle.

 

Una vez que conocemos quién se encargará de su redacción examinemos cómo se desarrolla este procedimiento.

Las instrucciones de trabajo desarrollan secuencialmente los pasos a seguir para la correcta realización de un trabajo o tarea. Para la elaboración e implantación de las instrucciones se deberían seguir las siguientes fases:

  • Determinación de las actividades o tareas objeto de instrucción.
  • Planificación de la elaboración de instrucciones.
  • Estudio o análisis de la tarea a sistematizar.
  • Redacción de la instrucción.
  • Aprobación, tratamiento y control de la instrucción.
  • Distribución y divulgación de la instrucción.
  • Revisión periódica y actualización.

Veamos brevemente en qué consisten cada una de ellas:

  • Determinación de los actividades o tareas objeto de instrucción.

El primer paso para la iniciación en la elaboración de instrucciones es establecer un listado de aquellas actividades, tareas o aspectos que las requieran.

No será preciso detallar una determinada tarea si la realiza siempre personal con suficiente y demostrada formación y experiencia, como para que les resulte trivial y sea impensable cometer errores relevantes durante la ejecución. No obstante, si la tarea es compleja o crítica y puede repercutir significativamente en la calidad y seguridad del trabajo, debería protocolizarse.


  • Planificación de la elaboración de instrucciones.

Una vez dispuesta la lista de tareas para las que se cree conveniente realizar instrucciones de trabajo, se deberá fijar una priorización en función de su importancia, nivel de riesgo, frecuencia de ejecución y otros aspectos que determinen el grado de necesidad de dicha instrucción escrita.

  • Estudio o análisis de la tarea a sistematizar.

Es conveniente realizar un estudio de la tarea objeto de instrucción antes de proceder a su redacción.

Se debe efectuar un análisis detallado de los posibles riesgos que pudieran derivarse de la ejecución de dicha tarea teniendo en cuenta tanto los factores técnicos como humanos y organizativos que inciden en cada uno de los posibles peligros.

Para ello, es fundamental no sólo la propia experiencia o buenas prácticas del trabajador, sino también las indicaciones o recomendaciones que aporta el fabricante o suministrador. Los manuales de instrucciones del fabricante, las fichas de seguridad y etiquetado, son documentos básicos para consultar a la hora de determinar los aspectos importantes a incluir en la instrucción.

Las normas de seguridad deberían estar integradas dentro de la estructura secuencial de la instrucción de trabajo.

Existen una serie de tareas que debido a su criticidad han de disponer de instrucciones de trabajo por escrito, a modo de ejemplo citamos las siguientes:

  • Operaciones normales con riesgo de graves consecuencias (empleo de sustancias o procesos químicos peligrosos, máquinas, electricidad, trabajos en altura, etc.)
  • Trabajo en condiciones térmicas extremas (calor o frío).
  • Operaciones en espacios confinados.
  • Operaciones con aporte de calor en lugares o instalaciones con peligro de incendio o explosión.
  • Carga / descarga y movimiento de vehículos.
  • Paradas y puestas en marcha de instalaciones.
  • Operaciones de mantenimiento y limpieza.

Una vez que tenemos seleccionada la tarea considerada crítica, o que por su naturaleza consideremos compleja y necesitada de una Instrucción de Trabajo debemos proceder a redactar el contenido de la instrucción, a aprobarlo, divulgarlo entre los trabajadores y cuando sea preciso revisar el texto para mejorarlo o adaptarlo a las nuevas necesidades. Como ya hemos estudiado quien se encarga de realizar estas operaciones pasemos a describir en qué consisten cada una de ellas.

  • Redacción de la instrucción

La redacción de una instrucción debe ser lo más sencilla y clarificadora posible indicando, paso por paso, todo lo que hay que seguir para la consecución del objetivo de la misma.

Una instrucción bien redactada y estructurada debería facilitar que hasta una persona no entendida en la materia pudiese conocer la actividad tan sólo leyéndola.

Para facilitar la comprensión se puede recurrir a dibujos, esquemas, diagramas, cuadros, etc.

  • Aprobación, tratamiento y control de la instrucción.

Una vez elaborada la instrucción deberá ser revisada y aprobada. Esta revisión la llevarán a cabo las personas que hayan realizado la instrucción en colaboración con el servicio de prevención de la empresa. También sería conveniente consultar al respecto a los representantes de los trabajadores.

  • Distribución y divulgación de la instrucción.

Una vez aprobada una instrucción debe distribuirse adecuadamente para poder ser aplicada correctamente. Se ha de llevar un control de las instrucciones de trabajo que disponen los trabajadores, asegurándose de que todos poseen las necesarias para realizar su trabajo.

  • Revisión periódica y actualización

Se deberá vigilar la posible variación del contenido de las instrucciones a tenor de las necesidades que se planteen en la ejecución de los trabajos para, de esta forma, lograr unos documentos permanentemente al día.

Tanto el Manual como los Procedimientos son un tipo de documentación con un carácter más intemporal, es decir, son documentos cuyo contenido y objetivos son generales, estando vigentes desde su última actualización. De ahí que deba estar a disposición de todos los usuarios y trabajadores, en lugares bien definidos; se incluiría en este tipo de documentación la Reglamentación vigente, el Plan de emergencia, las Normas generales de trabajo y el Programa Anual.

En el otro tipo de documentación, más transitoria que la anterior, recogería los registros y los resultados de la planificación de la actividad preventiva. Su localización también debería quedar definida.

En el siguiente recurso se presenta un ejemplo de instrucción de trabajo para tareas en instalaciones de baja tensión. Éste es un ejemplo práctico de elaboración de instrucción estructurado de acuerdo a los criterios expuestos.

Elementos del sistema preventivo y su documentación

PARA SABER MÁS

En el siguiente enlace podrás acceder a una de las NTP mas interesantes en cuanto a la elaboración de instrucciones de trabajo, muy aconsejables para llevar cabo una correcta planificación preventiva en el desarrollo de tareas críticas.

NTP 560: Sistema de gestión preventiva: procedimiento de elaboración de las instrucciones de trabajo

En la siguiente dirección podrás ampliar los conocimientos acerca de las instrucciones de trabajo, en este caso aquellas que contemplan los riesgos químicos. Aborda cuestiones como ¿Qué es una instrucción de trabajo de seguridad y salud frente a riesgos químicos? ¿Por qué es necesario redactar este tipo de instrucciones? o ¿Quién debe redactar las instrucciones de trabajo, seguridad y salud?

Instrucciones de trabajo, seguridad y salud frente a riesgos químicos

En la siguiente dirección podrás ampliar los conocimientos acerca de los documentos que registran el proceso preventivo.

NTP 591: Documentación del sistema de prevención de riesgos laborales (III): registros documentales

Seguramente has oído hablar de los Procedimientos Normalizados de Trabajo (PNT), o mejor te has tropezado con sus siglas en algún documento o buscando normativa o recursos en Internet, pero quizás no tengas una idea clara de qué son o para qué se utilizan. Pues bien los PNT son documentos escritos que describen la secuencia específica de operaciones y métodos que deben aplicarse en el laboratorio para una finalidad determinada.

Proporcionan una manera única según la cual deberá realizarse la operación cada vez que se repita en el laboratorio. Son los documentos complementarios al Manual de Calidad cuya finalidad fundamental es establecer cómo, quién, y cuándo debe realizarse una actividad allí prevista.

Podemos apuntar como ventajas las siguientes:

  • Mejora la organización y ejecución de las actividades.
  • Facilita el trabajo al personal, tanto de carácter técnico como administrativo.
  • Facilita el seguimiento y control de las operaciones realizadas.
  • Proporciona datos comparativos entre sí, tanto dentro del propio laboratorio como con otros laboratorios, a lo largo del tiempo.
  • Ayuda a la formación del nuevo personal.

Apuntamos ahora unas recomendaciones generales para elaborar los Procedimientos Normalizados de Trabajo

  • Utilización de un título claro y descriptivo para cada PNT.
  • Utilización de un apartado de identificación conteniendo:
    • código de identificación del PNT,
    • persona que lo realiza,
    • fecha,
    • persona que lo revisa y aprueba.
  • Descripción de las operaciones o etapas, ordenadas siguiendo la misma secuencia de su aplicación.
  • Utilización de párrafos cortos, claros y precisos.

PARA SABER MÁS

En el siguiente enlace accederás a esta Nota Técnica de Prevención que tiene como principal objetivo proporcionar una guía orientativa que facilite la redacción, presentación y gestión de los Procedimientos Normalizados de Trabajo (PNT) de los laboratorios de ensayo y en especial de los laboratorios de Higiene Industrial.

NTP 508: Aseguramiento de la calidad en los laboratorios de higiene industrial: procedimientos normalizados de trabajo (PNT)

En el siguiente recurso verás una aplicación práctica de un PNT y de lo que debe contener.

Elaboración de PNTs

 

Seguramente sabes que, cuando una empresa comercializa sustancias químicas peligrosas está obligada a proporcionar a los usuarios información relevante acerca del uso seguro de ese compuesto y esta información es el contenido de las llamadas fichas de seguridad.

Las fichas de seguridad, también llamadas fichas de datos de seguridad y hojas de seguridad, son unos documentos que deben proporcionar gratuitamente las empresas que comercializan sustancias químicas peligrosas.

Las fichas de seguridad consisten en un documento en el que se especifican 16 apartados relacionados con diferentes aspectos implicados el uso seguro de las sustancias químicas peligrosas

En el siguiente recurso podrás ampliara tus conocimientos acerca del contenido de las fichas de seguridad y otros aspectos relevantes sobre la utilización de las mismas.

Contenido de una ficha de seguridad

Y si consultas el recurso que te proporcionamos a continuación podrás ver un ejemplo de cómo es una ficha de seguridad.

Ejemplo de ficha

 

PARA SABER MÁS

En las siguientes direcciones encontrarás fichas de seguridad química.

Fichas de seguridad química

Aunque existen muchísimas direcciones interesantes para conseguir fichas de datos de seguridad, hemos seleccionado la siguiente dirección por la gran cantidad de fichas de datos de seguridad que pueden proporcionar

Buscador de fichas de datos de seguridad de productos químicos comercializados

 

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